10 dicas para organização de tarefas

Organização de atividades às vezes pode ser bem difícil, tanto agora no período de quarentena quanto em outros momentos.

Definir o que precisamos fazer no trabalho, quais são as prioridades, atividades futuras que não podemos esquecer, reuniões, etc…

E existem ferramentas que podem nos ajudar a gerenciar nossas tarefas, compromissos e vida, tanto ferramentas digitais quanto ferramentas analógicas.

Perguntamos à nossa equipe o que eles usam para se organizar e juntamos com algumas outras dicas que encontramos na internet.

Confira as dicas abaixo:

Ferramentas digitais

 

Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e subtarefas através de listas. As atividades criadas  podem ser organizadas pela data limite da entrega ou pelo projeto à qual elas pertencem.

Ele ainda possui extensões para os navegadores Google Chrome e Mozilla Firefox, que permitem que este aplicativo seja utilizado também em computadores e não só em smartphones.

Microsoft To Do permite ao usuário criar listas de tarefas para organizar o seu dia ou semana de forma simples e rápida.

Você consegue dividir as tarefas em etapas simples, adicionar prazos e definir lembretes para se manter no caminho certo.

Aqui na ENACOM usamos muito o Azure DevOps para organizar as atividades referentes aos nossos projetos.

Ele permite que funções anteriormente isoladas – desenvolvimento, operações de TI, engenharia da qualidade e segurança – atuem de forma coordenada e colaborativa para gerar produtos melhores e mais confiáveis.

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas que pode ser ajustada de acordo com suas necessidades. Você pode usá-lo tanto para organizar as suas tarefas do trabalho quanto suas atividades pessoais, como planos de viagens, materiais de estudo, entre muitos outros.

Nele você consegue criar boards com diversos membros e dividir atividades entre cada um.

Os usos dessa ferramenta são diversos, inclusive vale a pena conferir um post com dicas de como usá-lo.

Você sabia que o Telegram possui uma funcionalidade onde você pode se mandar mensagens?

E tudo isso sem precisar criar um grupo só com você, como muitos fazem no Whatsapp.

Além de fazer anotações, mandar arquivos, salvar mensagens importantes que alguém te enviou ou anotar dúvidas, você também pode usá-lo como uma ferramenta de lembrete agendando mensagens para um dia e horário específico.

Uma das ferramentas mais usadas quando se trata de agendar reuniões, viagens, cursos e até mesmo provas.

Com o Google Agenda ao agendar um compromisso você consegue adicionar convidados (que recebem em seu e-mail um convite para participar do evento e adicionar o mesmo na agenda deles), definir a periodicidade do evento, local (inclusive, no momento da criação do evento você já consegue criar uma videoconferência no Google Meets), descrição, se deseja receber uma notificação e quanto tempo antes deseja que essa notificação chegue.

Para uma viagem, por exemplo, você pode criar uma notificação com 1 semana antes para lembrar de preparar sua mala e uma outra para o dia anterior para conferir se já preparou tudo o que precisa levar para a viagem.
 

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Ferramentas analógicas

 

  • Caderninhos

Os cadernos podem ser usados de diversas formas, para fazer anotações de reuniões ou materiais de estudo, para anotar as atividades que você precisa realizar, para anotar ideias…

Nos últimos anos o formato bullet journal tem ganhado mais destaque, principalmente pela sua forma de organizar as informações. Na internet é possível encontrar diversas sugestões de como você pode usar o seu e dependendo você pode juntar várias dessas sugestões e criar sua própria forma de fazê-lo funcionar.

Nesse post você encontra diversas inspirações para iniciar o seu bullet journal.

  • Post-It

Os Post-Its, assim como os cadernos, podem ser usados de diversas formas.

Desde to do lists manuais, passando por mapas mentais, até lembretes em locais específicos que vão te lembrar de uma informação no momento crucial.

Eu, particularmente, gosto muito de usá-lo para lista das atividades que preciso fazer ao longo de um dia ou semana e mantenho essa lista sempre a vista para ajudar a guiar minhas ações.

A medida que vou completando as atividades eu risco ela, com muita satisfação, do meu Post-It. E que sensação maravilhosa é dar um check em uma atividade, né?!

  • Quadro branco

Uma outra opção é utilizar o quadro branco para anotar suas tarefas e atividades do dia ou semana.

Você pode usar cores diferentes para escrever e destacar algo que seja mais importante, misturando, inclusive, com algumas técnicas do bullet journal.

A melhor parte é a facilidade de apagar e anotar novas tarefas, além de você poder deixar em algum lugar estratégico, para poder sempre visualizá-lo e não esquecer de nada.

  • Agenda

A agenda ainda é utilizada por muitas pessoas, pois além de prática, ela já vem com algumas informações importantes e que podem facilitar a sua vida, como por exemplo, o calendário anual, algumas páginas especificas para anotações e planejamentos e até mesmo os dias da semana por página. Assim, fica mais fácil de ver e organizar o que vai ser feito e o que já foi realizado.

A melhor parte é apesar de existir um padrão entre as agendas, ainda é possível escolher uma que se adeque melhor a suas necessidades.

 

E você? Quais outras dicas gosta de usar para organizar suas atividades?

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